Une seule boîte suffit pour démarrer. Quand votre équipe grandit, vous pouvez créer plusieurs boîtes partagées pour séparer les sujets : par exemple Support, Commandes et Revendeurs. Chaque boîte a sa propre adresse, ses membres et ses règles de répartition.
Créer une boîte
- Ouvrez Réglages › Canaux › Boîtes et emails, onglet Boîtes de réception.
- Cliquez sur Ajouter une boîte.
- Donnez-lui un nom et une couleur, pour la reconnaître dans les listes.
- Choisissez son adresse (voir Les adresses de vos boîtes partagées).
- Réglez ses membres, son mode d'Attribution et, si vous le souhaitez, sa Réponse automatique.
Une des boîtes est la boîte par défaut. C'est notamment elle qui reçoit les demandes envoyées depuis la page de demande de votre centre d'aide.
Ce que chaque boîte règle
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Adresse | Les e-mails envoyés à cette adresse arrivent dans cette boîte. |
| Membres | Les membres de la boîte la voient dans leurs listes. |
| Attribution | Manuel ou À tour de rôle (voir Assigner les demandes). |
| Réponse automatique | Accusé de réception envoyé aux nouveaux e-mails (voir Horaires d'ouverture et réponse automatique). |
La signature d'équipe, le filtre anti-spam et l'identité d'expéditeur sont communs à toutes les boîtes de l'espace.
Dans le Support
Avec plusieurs boîtes, un sélecteur du Support permet d'afficher une seule boîte ou Toutes les boîtes. Chaque demande garde la couleur de sa boîte.
Une demande arrivée dans la mauvaise boîte se déplace vers une autre. Il faut pour cela avoir accès aux deux.
Dans la bulle de contact
Quand un visiteur écrit à l'équipe depuis la bulle de contact de votre site, il peut choisir le service concerné parmi vos boîtes, et sa demande arrive directement dans la bonne. Vous pouvez aussi appliquer des règles différentes à un service (voir Choisir qui peut écrire à l'équipe).