Les procédures de l'équipe, la politique de remboursement, les fiches produits, l'accueil des nouveaux : ces documents ne doivent pas être publics, mais toute l'équipe doit les trouver. Dans Docs, les espaces internes sont des bases de connaissance réservées à votre équipe, jamais publiées.
Vous pouvez en créer plusieurs, par exemple Support, Commercial et RH, chacun avec ses propres accès.
Créer un espace interne
- Ouvrez Docs. Dans la colonne de gauche, sous Espaces internes, cliquez sur Nouvel espace (réservé aux admins).
- Dans Identité, donnez un nom, une description, une icône et une couleur.
- Dans Qui a accès, choisissez qui peut lire et écrire (voir Qui peut lire et modifier un espace interne).
- Cliquez sur Créer l'espace.
Écrire et organiser
Un espace interne fonctionne comme le centre d'aide : même éditeur, mêmes collections, même import de pages web, même recherche. Vos collègues le lisent dans Inbee comme un petit site, avec son accueil, ses collections et sa recherche.
Un article peut passer du centre d'aide public à un espace interne, ou l'inverse, en changeant de collection. Il faut pour cela avoir le droit d'écrire des deux côtés.
Ce qui reste interne
Un article d'un espace interne n'apparaît jamais :
- sur votre centre d'aide ;
- dans la bulle de contact ;
- dans les réponses de l'Agent clients.
En revanche, l'Assistant le lit pour répondre à vos collègues qui ont le droit de le lire (voir Demandez à Inbee : l'Assistant). Docs indique combien de documents l'Assistant peut déjà lire, et signale un document dont la lecture est bloquée.
Archiver un espace
Un espace ne se supprime pas : il s'archive. Dans les réglages de l'espace, Archiver le fait disparaître de la colonne de gauche, sans rien effacer. Vous pouvez le désarchiver depuis la même page.
Plusieurs marques
Si vous avez accès à plusieurs espaces de travail, la rubrique Autres marques de la colonne de gauche liste leurs espaces internes que vous pouvez lire, sans changer d'espace. Pour les modifier, changez d'espace.