Il arrive qu'un espace interne doive être lu par quelqu'un qui n'a pas de compte Inbee : un prestataire logistique, un revendeur, un nouveau collaborateur avant son arrivée. Le partage externe donne accès à l'espace par un lien, toujours protégé par un mot de passe.
Activer le partage
- Ouvrez les réglages de l'espace interne (réservé aux admins).
- Dans Partage externe, activez Partager par lien protégé.
- Choisissez un mot de passe. Il est obligatoire.
- Cliquez sur Appliquer, puis copiez le lien de partage.
- Envoyez le lien et le mot de passe à la personne, de préférence par deux moyens différents.
Le partage externe demande que votre centre d'aide soit configuré. Si vous avez un domaine pour votre centre d'aide, le lien l'utilise.
Ce que voit la personne
L'espace se lit comme un petit site : accueil, collections, articles et recherche, sans aucun menu d'Inbee. Il n'est pas référencé par les moteurs de recherche. Une fois le mot de passe saisi, l'accès dure 7 jours sur son navigateur.
Les règles d'accès internes de l'espace ne s'appliquent pas au lien : toute personne qui a le lien et le mot de passe lit tout l'espace.
Reprendre la main
- Changer le mot de passe : les personnes devront saisir le nouveau.
- Régénérer le lien : l'ancien lien cesse de fonctionner.
- Couper le partage, ou archiver l'espace : le lien ne mène plus nulle part.
Chaque lecture par le lien est enregistrée, comme les lectures internes.
Et pour tout le monde ?
Il n'existe pas de partage public sans mot de passe : pour des contenus ouverts à tous, publiez-les sur votre centre d'aide.
La mention « Propulsé par Inbee » apparaît en pied de page, sauf en marque blanche (offre Organisation).