Ce que vos clients voient en recevant une réponse se règle en deux endroits : l'identité de l'espace et la signature d'équipe, pour le Support ; votre signature privée, pour Mails.
Nom d'expéditeur et logo
Dans Réglages › Canaux › Boîtes et emails, onglet Identité et signature, un admin choisit :
- le nom d'expéditeur qui s'affiche chez le client, par exemple « Atelier Dupont, service client » ;
- le logo de l'entreprise, repris dans les e-mails.
La signature d'équipe
La signature d'équipe s'ajoute aux réponses envoyées depuis les boîtes partagées de l'espace. Elle se rédige dans le même onglet, champ Contenu de la signature.
Elle peut contenir des variables, remplacées à l'envoi par les informations de la personne qui répond :
| Variable | Remplacée par |
|---|---|
| {{firstname}} / {{lastname}} | le prénom et le nom de l'agent |
| {{job_title}} | sa fonction |
| {{email}} | son adresse e-mail |
| {{user_avatar}} | sa photo |
| {{company_name}} / {{company_logo}} | le nom et le logo de l'entreprise |
Une seule signature sert à toute l'équipe, et chaque réponse porte pourtant le nom de celui qui l'a écrite. La fonction de chaque membre se renseigne dans Réglages › Équipe › Membres et rôles (seul un admin peut la modifier).
Votre signature privée
Pour vos e-mails personnels dans Mails, vous utilisez votre propre signature. Rédigez-la dans Réglages › Mon compte › Messagerie et signature, rubrique Signature privée. Elle est la même dans tous vos espaces.
L'historique dans les réponses
Dans l'onglet Traitement, l'option Inclure l'historique des conversations dans les réponses email ajoute les messages précédents sous votre réponse. Le client garde ainsi le contexte, même s'il a supprimé les anciens messages.