Deux outils de gouvernance sont réservés à l'offre Organisation : la politique de connexion imposée à toute l'équipe, et le journal d'activité. Sur les autres offres, les écrans restent visibles avec un message, mais ne s'appliquent pas.
La politique de connexion
Le propriétaire de l'organisation la règle dans Réglages › Organisation › Membres et accès, rubrique Politique de connexion. Elle s'applique à tous les membres :
- durée maximale de session, de 8 heures à 30 jours : passé ce délai, chaque membre doit se reconnecter ;
- double authentification obligatoire : les membres qui ne l'ont pas sont invités à l'activer avant de continuer ;
- longueur minimale du mot de passe, entre 8 et 64 caractères, pour les nouveaux mots de passe.
Enregistrez avec Enregistrer la politique. Une personne membre de plusieurs organisations suit la règle la plus stricte.
Si un membre perd son téléphone, le propriétaire peut réinitialiser sa double authentification. Il confirme avec son propre mot de passe et son code. Cette réinitialisation reste possible sur toutes les offres.
Le journal d'activité
Réglages › Organisation › Activité montre tout ce qui a changé dans votre organisation : réglages des espaces (e-mail, bulle, délais, automatisations, IA, horaires, boîtes, tags), membres, rôles et accès, espaces, exports, abonnement, mots de passe et double authentification. Pour chaque changement : qui, quand, la valeur avant et après.
Vous pouvez filtrer par espace, chercher un réglage, un membre ou une valeur, et exporter le journal en CSV. Les secrets n'y apparaissent jamais.
Le journal ne liste pas les demandes, messages et contacts eux-mêmes, trop nombreux. Les actions faites automatiquement apparaissent sous « Système », celles de l'équipe Inbee sous « Inbee ».
Il est lisible par le propriétaire et les admins de l'organisation, pas par un admin d'un seul espace. Seul le propriétaire règle sa durée de conservation, de 90 jours à 10 ans (1 an par défaut).
Les événements sont enregistrés quelle que soit votre offre : si vous passez à l'offre Organisation, l'historique est déjà là.